Varför hamnar min e-post i skräpposten hos Outlook/Hotmail?
Många av våra kunder upplever att e-post till mottagare med Microsoft-adresser (Outlook.com, Hotmail, Office 365) hamnar i skräppostmappen. Detta är ett frustrerande men tyvärr vanligt fenomen. Här förklarar vi varför det sker och hur ni och era kunder kan lösa det.
Varför är Microsoft så strikta?
Microsofts spamfilter (Exchange Online Protection) är bland de mest aggressiva i världen. Även om ni har alla tekniska säkerhetsinställningar på plats (SPF, DKIM och DMARC), väger Microsoft in en "förtroendepoäng" för varje avsändare. Om Microsoft inte är helt säkra på att ett mejl är önskat, väljer de att vara på den säkra sidan och skickar det till skräpposten.
Vanliga orsaker till att e-post flaggas
Om er tekniska uppsättning är korrekt ligger felet nästan alltid i innehållet eller hur mejlet skickas:
Komplex HTML-kod: När man skickar mejl via enklare webbmail skapas ofta tung och komplex HTML-kod. Microsofts filter föredrar ren, enkel e-post. Inbäddade logotyper, konstiga tabellstrukturer eller text kopierad från Word triggar ofta spamfiltret.
Okänd avsändarhistorik: Om er domän är ny eller skickar mejl oregelbundet, har Microsoft ingen historik på er. De "lär känna" er domän över tid.
Viktigt: Så här "lär" ni Microsoft att era mejl är viktiga
Det absolut mest effektiva sättet att lösa problemet är att få era mottagare att markera mejlen som säkra. Det är dock en process som känns kontraintuitiv för många:
När ett av era mejl hamnar i skräpposten hos en kund, be dem göra följande:
Gå till mappen Skräppost (Junk Email).
Öppna ert mejl.
Klicka på knappen Rapportera (Report) i menyraden och välj Inte skräp (Not junk).
Varför detta är avgörande: Det känns märkligt att behöva "rapportera" ett mejl för att få det att sluta hamna i skräpposten, men det är precis så Microsofts filter lär sig. När mottagaren väljer "Inte skräp" skickas en signal till Microsofts centrala system om att denna specifika avsändare är betrodd. Ju fler av era kunder som gör detta, desto snabbare kommer er domän att få en hög förtroendepoäng och framtida mejl kommer att landa direkt i inkorgen.
Fler tips för bättre leveransbarhet
Håll mejlen enkla: Undvik avancerade HTML-mallar. Om möjligt, skicka mejlet som "Plain Text" (ren text).
Undvik att vidarebefordra spam: Vidarebefordra inte mejl som redan hamnat i skräpposten. De drar med sig teknisk metadata från tidigare (dåliga) mejl, vilket gör att även ert svar flaggas.
Använd en stabil e-postklient: Om ni använder webbmail, testa att ställa in ert konto i en e-postklient som Outlook (Desktop), Apple Mail eller Thunderbird. Dessa hanterar e-postformatet (MIME) på ett sätt som spamfilter ofta litar mer på.
Behöver ni mer hjälp?
Om ni konsekvent har problem, kontakta vår support. Vi kan hjälpa er att granska tekniska felmeddelanden (SCL-värden) i era e-posthuvuden för att se exakt vad det är som triggar Microsofts filter.
